megnyilt-ehok-ugyfelszolg-iroda

Megnyílt a PTE EHÖK új ügyfélszolgálati irodája! – Interjú Koltai Arnolddal!

A Pécsi Tudományegyetem Egyetemi Hallgatói Önkormányzata január 27-én hétfőn hivatalos Facebook oldalán jelentette be, hogy megnyílt az új EHÖK Központi Pályázati és Szolgáltató Irodája. Ezáltal új környezetben, még nagyobb segítőkészséggel, kedves kollégákkal és naprakészen állnak a PTE hallgatóinak rendelkezésére. Az iroda az EHÖK kisházzal majdnem szemben helyezkedik el, a Rektori Hivatalban. Így a jogi kar és a közgáz hallgatóinak továbbra sem kell messzire mennie ügyeinek intézése érdekében. Az új ügyfélszolgálati iroda a szorgalmi időszakban reggel 9 és délután 17 óra között van nyitva.

A megnyitás részleteiről, valamint az ügyintézés változásairól a PTE EHÖK elnökét, Koltai Arnoldot kérdeztem.

Media Iuris: Milyen célból, illetve kinek a kezdeményezésére nyílt meg a PTE EHÖK új ügyfélszolgálati irodája?

koltai arnoldKoltai Arnold: Elnöki programomban kiemelt programpontként került meghatározásra az érdekképviseleti tevékenység ügyfélközpontú fejlesztése annak érdekében, hogy a hallgatók gyorsabban, kényelmesebben és hatékonyabban intézhessék tanulmányaikkal, pályázataikkal kapcsolatos teendőiket, illetve információt kaphassanak minden hallgatói életet érintő kérdéskörben. A Modern Városok Program keretein belül kezdeményezett hallgatói tér és irodafejlesztés alkalmasabb helyet biztosít a szolgáltatásszemléletű ügyfélkezelésre, hangsúlyosan az olyan zsúfolt hónapokban, mint a rendszeres szociális ösztöndíj, vagy a kollégiumi felvételi pályázatok időszaka.

Media Iuris: Mennyi időbe telt az iroda kialakításának megszervezése? Hogyan képzelhetünk el egy ilyen típusú szervezést?

K.A.: A pályázati és szolgáltató iroda ötlete első ízben az elnöki program összeállítása során, 2018 őszén fogalmazódott meg, amelyet a Modern Városok Program keretein belül tervezett javaslataink részleges átstrukturálása követett. Az iroda kialakítása – következésképpen – 15 hónapot ölelt fel, az ötlettől a tervezésen át az infrastrukturális kivitelezésen keresztül az irodai eszközökkel történő feltöltésig, másképp fogalmazva a funkcionális átadásig. Hozzáteszem, hogy a végleges állapot eléréséig további – főleg pipere és arculati fejlesztések – állnak előttünk. Bízom abban, hogy a teljes készenlét állapotát a következő 3 hónapban elérjük. A fejlesztés kivitelezése összességében egy komplex projektmenedzsment feladatként értelmezhető. Számos munkaóra telt az elképzelésekről való egyeztetéssel, a tervezett funkciók és a rendelkezésre álló erőforrások harmonizálásával, a kiviteli tervek, később a kivitelezés monitorozásával; mindezek teljes időszakon átívelő, folyamatos odafigyelést igénylő feladatokat jelentettek számunkra.

Media Iuris: Okozott-e bármilyen nehézséget az iroda megnyitásának megszervezése?

K.A.: Inkább nevezném logisztikai kihívásnak, mint nehézségnek. Az átépítésen és átstrukturáláson túl az ügyféltér korábbi (menza) funkcióiból származó beépített bútorok eltávolítása, másrészről az EHÖK háttérirodaként történő felhasználás során felhalmozott iratanyag és készletek költöztetése jelentett némi fejtörést, de e kérdések tekintetében is megnyugtató megoldások születtek.

Media Iuris: Ezek után mennyiben lesz más a hallgatók számára az ügyintézés? 

K.A.: Az irodai és adminisztrációs ügyintézés szolgáltatásának minőségi fejlődését érezhetik a hallgatók tekintettel arra, hogy új irodánk nagyobb téren, több ügyfélszolgálati körbe tartozó munkatársnak biztosít helyet, így lefedve szinte minden kérdéskört a kollégiumi területektől kezdve az általános tájékoztatáson át egészen a pályázati információk biztosításáig. Az elképzelés megvalósult, hiszen január 27. óta minden nap 09:00 és 17:00 között 4-5 munkatársunk várja a Pécsi Tudományegyetem hallgatóit kérdéseikkel kapcsolatban.

Azt gondolom, hogy a legszembetűnőbb előrelépést az jelenti, hogy hallgatóink immár egy 21. századi elvárásoknak megfelelő, a hatékony, felhasználóbarát ügyféltámogatást lehetővé tevő szolgáltató centrumban intézhetik pályázati, kollégiumi és tanulmányi ügyeiket. A fenti fizikai funkciókon túl egy elektronikus időpontfoglalásra alkalmas támogatórendszert indítunk, amely a lehető legnagyobb rugalmasságot és kényelmet biztosítja hallgatóink részére. Ahogyan korábban említettem, a szolgáltató iroda fejlesztése a következő időszakban is folytatódik, annyit megsúghatok, hogy nem csupán megjelenésében, de bővülő szolgáltatások és további funkciók is várhatóak. Ezzel együtt csak biztatni tudok minden kedves hallgatót, aki adminisztratív támogatást, tanácsadást érez szükségesnek, keresse bizalommal kollégáimat az újonnan megnyitott ügyfélközpontunkban!

 A Media Iuris csapata nevében köszönöm szépen a PTE EHÖK elnökének az interjút!

Sok sikert kívánunk az új iroda működéséhez, valamint a hallgatók zökkenőmentes ügyintézéséhez!

Az alábbi nyitvatartási időben várnak Benneteket szeretettel az ügyfélszolgálati iroda munkatársai:

Hétfő: 09:00-17:00

Kedd: 09:00-17:00

Szerda: 09:00-17:00

Csütörtök: 09:00-17:00

Péntek: 09:00-17:00

 

Előző bejegyzésünk: Szülői útmutató a TikTok-hoz! 

likeheartlaughterwowsadangry
0
EnglishGermanHungarian